Projektmanagement

Unter Projektmanagement verstehen wir die ganzheitliche Planung und Durchführung einer Veranstaltung. Am Anfang steht für uns immer ein ausführliches Gespräch, in welchem Sie uns Ihre Vorstellungen, Wünsche und Erwartungen mitteilen und wir Sie strategisch beraten. 

Sind die Verantwortungsbereiche festgelegt, beginnen wir mit der eigentlichen Arbeit: Wir finden die geeigneten Räumlichkeiten, führen Buchungen durch und stellen die technische Ausstattung sicher. Dabei kümmern wir uns auch um gebäudetechnische Belange wie die Verlängerung von Öffnungszeiten, um Sonderreinigungen, Brandschutz und Sicherheitsvorkehrungen.

Zusammen mit Ihnen planen wir ein ansprechendes Rahmenprogramm für Ihre Referent/-innen, Sponsoren und Teilnehmer/-innen. Ob Tagesausflug oder Abendveranstaltung, typisch hanseatisch oder international, bodenständig oder originell – neben Ihren Vorgaben sind die individuellen Bedürfnisse Ihrer Gäste für uns maßgeblich.

Auch wenn die fachlichen Inhalte im Vordergrund stehen, hängt der Erfolg eines Kongresses ganz wesentlich von dem leiblichen Wohl der Teilnehmenden ab. Bei der Auswahl des Caterings stehen wir Ihnen gerne zur Seite. Bei der Kooperation mit Sub-Unternehmen behalten wir für Sie die Fäden in der Hand. Angebotsvergleiche und Buchungen von Catering-Unternehmen, Technik- sowie Möbelverleihfirmen nehmen wir Ihnen gerne ab.

Je größer ein Kongress, desto mehr Hilfskräfte werden benötigt. Wir rekrutieren das Personal für Ihren Kongress, erstellen und pflegen einen Einsatzplan und tragen während der Durchführung dafür Sorge, dass es nirgendwo an helfenden Händen mangelt.

Damit vor Ort alles reibungslos abläuft, erstellen wir einen zeitlichen Ablaufplan und koordinieren alle logistischen Abläufe rund um Ihren Kongress. Auch Details wie die Ausschilderung des Tagungsortes und den Abschluss einer Veranstaltungs-Haftpflichtversicherung können Sie in unsere Hände geben.

Wir übernehmen:

  • Organisation der benötigten Räume in Abstimmung mit den Ansprechpartner/-innen der jeweiligen Einrichtung
  • Ausstattung der Räumlichkeiten/ Sicherstellen der erforderlichen Technik
  • Projektmanagement der gesamten Veranstaltung sowie Konzeptionserstellung und Nachbearbeitung (Organisation, Einsatzpläne, Projektpläne, Meetings, Meilensteine, Absprachen mit dem Veranstalter, Vor-Ort-Besichtigungen etc.)
  • Handling bei der Drucksachenerstellung von Werbemitteln (Plakate, Programme etc.)
  • Layouten und Korrekturlesen in Absprache mit den Subunternehmern für Werbemittel
  • Sicherheitsmanagement, Genehmigungen und Abstimmungen mit der Arbeitssicherheit und Bauämtern (Ein- und Umbauten) bei einer Industrieausstellung
  • Auswahl, Preisverhandlungen, Buchung und Organisation sämtlicher Sublieferanten/ Dienstleister wie Catering etc.
  • Ausarbeitung von Vorschlägen für das nicht-fachliche Rahmenprogramm (Begleittouren) in Abstimmung mit dem Kongresskomitee
  • Organisation und Durchführung des Rahmenprogramms (Einholen der Angebote, Abstimmung mit den Locations, Koordination der Subunternehmer, Nachbereitung)
  • Recruiting und Koordinierung des Personals (Studentische Hilfskräfte, Wachdienst, Reinigung etc.)
  • Organisation der Poster Session
  • Logistikplanung, Transport, Ausschilderung und Umsetzung
  • Evaluation und Dokumentation des Kongresses

Sprechen Sie uns gerne an

Sie haben Interesse an einer unserer Tagungsleistungen oder wünschen ein Angebot über eine Full Service Dienstleistung?

Dann sprechen Sie uns gerne an.

Christian Halm
Leiter Kongress- und Veranstaltungsmanagement
Tel: 040 4838 6361
christian.halm@uni-hamburg.de