Konferenzteilnehmerbetreuung

Die Betreuung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer Ihres Kongresses gehört zu unseren Kernaufgaben.

Zu Beginn programmieren wir ein Online-Registrierungsformular für Sie und stellen Ihnen den Link zur Einbettung in Ihre Kongress-Website zur Verfügung. So können sich die Teilnehmer/-innen vorab anmelden. Sobald die Online-Registrierung beginnt, sammeln und speichern wir die relevanten personenbezogenen Daten für Sie. Wir verbuchen die eingehenden Teilnahmegebühren und versenden alle wichtigen Dokumente: Von der Anmeldebestätigung bis hin zur Zahlungsbestätigung.

Für die Teilnehmer/-innen stehen wir jederzeit telefonisch sowie schriftlich für Fragen, Änderungswünsche und sonstige Belange zur Verfügung. Auf Wunsch erstellen wir auch Rechnungen und holen Immatrikulationsnachweise ein. Bevor der Kongress beginnt, stellen wir die Registrierungsunterlagen für alle Teilnehmer/-innen zusammen: Diese beinhalten in der Regel eine personalisierte Teilnahmebescheinigung, ein Namensschild in einer Plastikhülle mit einem Clip sowie die Eintrittskarten für das Rahmenprogramm. 

Oft steht am Ende eines Kongresses bereits die Planung des nächsten an. Nutzen Sie unseren Service der abschließenden Evaluation, um herauszufinden, wie der Kongress von den Kongressteilnehmer/-innen wahrgenommen wurde. Wir führen die Befragungen für Sie durch, erfassen die Rückmeldungen und ermitteln, an welcher Stelle noch Optimierungspotential besteht.

Wir übernehmen:

  • Erstellung der Online-Registrierung (Einbettung per Link auf der Kongresswebsite)
  • Betreuung der angemeldeten Teilnehmer/-innen vor der Veranstaltung zweisprachig (deutsch/englisch)
  • Telefonische und schriftliche Beantwortung sämtlicher Teilnehmerfragen (Hotline)
  • Mahnwesen bei offenen Zahlungen
  • Erstellung eines Anmeldeformulars für Anmeldungen vor Ort sowie der Namensschilder
  • Auf Wunsch: Erstellung einer Teilnahmebescheinigung (ggf. mit eingescannter Unterschrift)
  • CME-Beantragung, Handling und Einsendung an die Ärztekammer bei relevanten Kongressen

Sprechen Sie uns gerne an

Sie haben Interesse an einer unserer Tagungsleistungen oder wünschen ein Angebot über eine Full Service Dienstleistung?

Dann sprechen Sie uns gerne an.

Christian Halm
Leiter Kongress- und Veranstaltungsmanagement
Tel: 040 4838 6361
christian.halm@uni-hamburg.de